Истинският интерес на читателите на Lifehacker към статия за 10 функции на Microsoft Word, които са полезни в тяхната работа, даде ясно да се разбере, че темата трябва да бъде развита. Е, нека продължим.
1. Заменете стандартния шрифт.
Вашите лични предпочитания и корпоративни стандарти за работния процес изискват да използвате определен шрифт с определен размер, например Arial, 14 pt. Жалко е, разбира се, че Word не познава и предлага да отпечата Calibri, 11 pt. Всеки път след старта. Така променяте шрифта отново и отново за всеки нов документ. Отнема секунди, а по мащаб от минали години - часове. Може би е време да се справим с това веднъж завинаги?
Посочете шрифта и неговия размер, който ще се използва по подразбиране във всички нови файлове.
Отидете в раздела “Home”, активирайте диалоговия прозорец “Font”, задайте желаните стойности и кликнете върху бутона “Default”, който се намира в долния ляв ъгъл. Ще бъдете попитани дали искате да запишете промените за текущия файл или за всички документи. Чувствайте се свободни да се съгласите с втория.
2. Използвайте базата синоними
Разбира се, научните учебници по точни дисциплини и документооборота със строг речник не толерират подмяната на термините. Но в полу-бизнес и ежедневно писмо е напълно приемливо (или просто необходимо) да се използват различни думи с подобни значения. Така текстът ви ще загуби монотонността, ще подобри четливостта, ще придобие оцветяване и обикновено ще ви постави в най-добрата светлина. Но какво, ако речникът не е толкова голям или главата отказва да мисли? Обходете безкрайно в браузъра за помощ?
Вграденият Word речник ще ви помогне без никакви затруднения да вземете синоним.
Намерете често повтаряща се дума и кликнете върху нея с клавиша Alt. В дясната част на екрана ще се появи информационен прозорец, по-долу ще намерите речник със синоними.
3. Преместете бързо елементите от списъка
Не е тайна, че маркираните и номерирани списъци улесняват възприемането на информация. Окото прилепва към отделните им компоненти и прехвърля разглобената структура на нашия мозък, което улеснява запаметяването. Ето защо рекламата, презентациите, докладите и житейските планове често са изградени на принципа на списъците. Всичко е добро, но не всеки иска да общува с тях преди всичко заради неудобството от форматирането. Специален случай е движението на линиите един спрямо друг, което обикновено се придружава от непрекъснато копие-паста. Достатъчно насилие върху C и V.
Комбинацията Alt + Shift + ↑ (↓) ще премести текущия елемент в посочената посока.
Тези горещи клавиши обаче работят и за параграфи. Можете да залепвате части от текста дори между елементите от списъка.
4. Използвайте пространства без разрушаване
Счетоводителите и икономистите имат златно правило: нули и други числа от големи суми не трябва да се разпространяват по различни линии. Приблизително същата настройка е при секретарите, в чието мнение инициалите не бива да изпадат от имената. Но Словото не се занимава с професионалните навици на други хора и без угризение на съвестта разделя неразделните. И тук много незрели женски психики започват да се провалят. Купчинките на нецензурност се адресират до системния администратор (съпруг, клиент, Гейтс), след което пространствата просто се отстраняват, а с тях, изглежда, има проблеми. "Наградата" на самозаблудата е развратност и нерви.
Неразтварящите се пространства предотвратяват разделянето на линиите в определеното място за по-голяма четливост. Натиснете Shift + Ctrl + Space, за да вмъкнете свободно пространство.
Непробивните пространства са полезни за поставяне на съкращения (например и т.н.), между числа и мерни единици (например 100 kg), между специални символи и числа, отнасящи се до тях (например, № 55). В режима на показване на непечатани символи, неразтварящото се пространство се показва като кръг.
5. Използвайте полеви кодове
Продължаваме темата за магията на електронните хартии и виртуалните пари. Опитният служител в финансовия сектор използва своите полета в работата си. Те се използват като заместители за променливи данни в шаблонен файл.
Работата с полеви кодове може да ви се стори малко неудобна, но с подходящи умения в типичните документи, тя все още е полезна. Достатъчно е да направите малка промяна в стандартното споразумение за услугата, да актуализирате полетата и не е необходимо да пренаписвате няколко текста.
Например, като се използват кодове на полета, е лесно да се преведат шестцифрени числа (за съжаление, толкова малко) в запис. Тази обичайна практика избягва недоразумения, ако вашият партньор иска да добави няколко номера към вече отпечатан документ. Друг често срещан случай е датата на вмъкване на документ.
Комбинацията Alt + F9 превключва показването на кодове на полета и техните стойности.
Отидете в раздела „Вмъкване“, намерете „Експресни блокове“ и кликнете върху „Поле“. Въпреки че можете да направите и по-лесно: натиснете Ctrl + F9. Когато се появят фигурни скоби, въведете командата = 989152 * CardText вътре в тях. Редакторът ще посочи посочения номер като “деветстотин осемдесет и девет хиляди сто петдесет и две”.
С полета, техните кодове и ключове можете да създавате много по-сложни неща. Запознайте се с този мощен инструмент и автоматизацията на работата ви ще се разшири значително.
6. Задайте парола, за да отворите документа
Неупълномощен достъп до компютъра, флаш-паметта или облачното хранилище може да бъде доста потапяне на нервите и портфейла. Е, злодейът влезе в банката, но той все още трябва да отвори клетката. Опитайте, скъпа, 128-битово AES криптиране, което между другото се използва от правителството на САЩ за защита на държавните тайни. Това е нивото на сигурност, което Word предлага на своите потребители.
Не забравяйте, че няма да можете да възстановите изгубената си парола. Просто няма такава възможност.
Отидете в раздела „Файл“, преминете надолу към „Детайли“, щракнете върху бутона „Защита на документа“ и изберете „Шифроване с парола“. Той предлага максимум 255 знака, чувствителни към малки букви. За да премахнете защитата, отворете документа и просто премахнете паролата на същото място.
7. Ограничете промените си.
Случва се, че почистването на апартамент от някого превръща родния ви хаос в чужд неконтролиран ред. Същото неясно чувство на благодарност възниква, когато някой се опитва да работи върху вашия девствен съвършен текст. Какво да направя, ако не можете напълно парола все още? Позволете на "благодетеля" да гледа, но не докосва, ограничавайки въвеждането на промени.
Ограничението за форматиране ви позволява да правите само промените, които указвате или активирате режима "само за четене".
Отидете в раздела "Файл", преминете надолу към "Подробности", кликнете върху бутона "Защита на документа" и изберете "Ограничаване на редактирането". Можете да забраните някои стилове, да определите части от текста и потребителите, върху които забраните няма да действат, както и да определите типовете съгласувани промени.
8. Използвайте AutoCorrect
Смъртоносна, подценена, рядко използвана функция на Word, която по някаква причина избягва потребителите на настолни компютърни системи. Много е странно, но същите тези хора не представляват живота си без автоматична смяна на мобилен телефон. Що се отнася до мен, причината за недоразумението е баналното невежество, защото настройките са скрити в дявола на куличките.
Защо ви е нужен? Често се случва да притежавате метод за печатане на сляпо, но пръстите ви отказват правилно да въведат някакъв ред на буквите с определени думи. Най-известните случаи просто трябва да предоставят в замяна. Също така е полезно, например, да се намали изписването на вашето фамилно име и инициали на три букви. Трите, но спестяват време.
С помощта на AutoCorrect е лесно да се съкрати изписването на сложни думи, фрази и дори изречения само на няколко символа. Вторият полезен аспект е коригиране на личните типични грешки и грешки.
Отидете в раздела „Файл“, отворете „Параметри“, изберете „Правопис“ и кликнете върху „Параметри за автоматично коригиране“. Попълнете полетата "Замяна" и "Включено". Това е направено. Скоростта на печата ви трябва да расте.
9. Съхранявайте резервно копие на документа.
Вероятно има няколко белези на сърцето ви, получени след внезапно прекъсване на захранването или случайно изваждане на сменяем диск. Такива случаи принуждават потребителите да купуват непрекъсваеми захранващи блокове и да съкращават интервала за автоматично запаметяване на файловете. Но има и трета линия за защита на вашите документи - създаване на резервно копие, което ще бъде полезно при възстановяване на данни след непредвидени проблеми.
Архивирането на файлове може да се използва не само за възстановяване на повредени файлове, но и като архив на предишни версии на документ.
Отидете в раздела „Файл“, вижте „Параметри“, превключете на „Разширени“ и намерете блока „Запаметяване“. Тук е скрита опцията “Винаги поддържай архив”.
Архивът запазва само последното състояние на записания документ, но не съдържа междинни промени.
10. Персонализирайте страниците на "опашките"
Сигурен съм, че и вие срещате непокорни текстове, чиито „опашки“ се преобръщат от една страница на друга. И не искам да отпечатвам две страници вместо една! Борбата за спестявания отива на всички фронтове: линиите се премахват, разстоянието между буквите се намалява, полетата се изрязват. Но спешните мерки не винаги дават резултат, а ако го правят, за сметка на много време. И всичко това, защото потребителите не знаят за функцията "Изрязване на страницата".
Функцията свиване към страница се опитва да компресира текст с една страница, като леко намалява размера и разстоянието между текста.
Отидете в настройките на лентата с преки пътища, изберете "Други команди", превключете появилото се меню на "Всички команди", след това завъртете списъка на командата "Cut to page" и го прехвърлете в десния прозорец. Сега само едно кликване разделя „опашката“ от обрязването.
Тези функции най-вероятно ще присъстват в Word 2007/2010 и със сигурност в изданието за 2013 г. Препоръчвам ви да надстроите до последната версия на текстовия редактор, ако все още не сте го направили.
