Джошуа предлага да приложи в работата си с имейл всичките три правила. Те ще ви помогнат да се справите два пъти, а работата с поща няма да предизвика негативни емоции.
Изключете сигналите
Когато на работния ви плот има постоянно известия, че имате ново писмо, е доста трудно да се устои на друга проверка на имейли. Защо да настроите настолен имейл клиент, за да проверява пощата на всеки 5 минути? Ситуациите, в които трябва незабавно да отговорите на писмо, са изключително редки и обикновено хората се обаждат предварително, за да кажат, че писмото е изпратено. Всички други съобщения не изискват незабавен отговор и може да изчакат известно време. Като правило, ако се случи нещо неотложно, нормалните хора се обаждат, но не пишат писма и чакат отговор.
Същото се отнася и за постоянно отворения раздел с пощата. Обзалагам се, че трябва да влезеш там без причина на всеки 10 минути. И ако имате монотонна работа или подготовка на следващия доклад, интервалът е намален до 3-5 минути (добре, не мийте кристалния полилей).
Направете устно споразумение с колеги
Без значение как сте създали вашата пощенска система, човешкият фактор е все още най-важният в този пакет. Електронните съобщения се изпълняват редовно между адресите. Но хората отговарят на тези послания и всеки има своя собствена дефиниция за спешност. Някой смята за подходящ интервал от време, за да отговори на писмото за 1-2 часа. А за някой е от 8 до 24 часа. Това означава, че няма отговор на вашето писмо, не защото пощенската система се е разпаднала, а защото някой смята, че е напълно приемливо да отговори на следващия ден.
И ако с лични съобщения всичко е много по-просто, тогава трябва да обсъдите тези въпроси с колеги. Ако знаете, че един колега има стандартно време да отговори на писмо - 2 часа, а отговорът е необходим след един час, по-добре е да не си губите времето и нервите и да се обаждате. Или, като се вземат предвид всички тези характеристики, изпращайте писма с въпроси, които не изискват спешен отговор предварително.
Производителност спрямо ускорение
Дейвид Леви, професор в университета във Вашингтон, вярва, че в нашето общество производителността често се бърка с ускорението. Всичко се прави по-бързо, но не винаги по-добре. Вместо да седим и да мислим добре, а след това изпращаме кратко, но информативно писмо, ние бързаме един с друг с кратки съобщения, които постоянно ни разсейват и не носят достатъчно информация.
Оказва се, че като цяло прекарвате повече време в четене на кратки, но безсмислени букви, отколкото на един солиден.
Непрекъснатото подобряване на системите за електронна поща е страхотно, но не трябва да се забравя, че хората проверяват пощата и отговарят на писма, които не са от системата. Затова си струва да се научим как да използваме технологиите, за да можем по-ефективно да общуваме с други хора и да работим по-продуктивно.
