Кой, ако не редакторите и мениджърите на TED, трябва да говори за това как да се справя с претоварената поща. Според тях всеки ден в компанията идват стотици писма, а някои служители вече са надхвърлили хиляда входящи електронни писма.
Michael McWaters, TED UX-архитект, предлага 10 решения на този проблем.
В бъдеще няма да имате повече време от сега.
Майкъл отбеляза, че много отлагат работата с пощата до по-късно, защото смятат, че в някакъв момент в бъдеще ще имат повече време за това. Няма. Вашето ниво на заетост вероятно ще продължи през следващата седмица, месец, година. Може дори да сте щастливи за това. Но за пощата ще бъде едно и също време. Така че започнете да работите с нея точно сега.
Опитайте се да започнете от нулата.
Ето два начина да направите това:
- Отпуснете малко време и се занимавайте с почистването на пощата в няколко етапа. В зависимост от това колко писма имате, ще ви трябват до десет посещения, за да ги изчистите. Ако това е трудно, прекъснете работата на няколко 15-минутни сегмента.
- Отиди на счупване. Превъртете в продължение на три или четири часа и направете идеала за чистота и реда от входящата си поща.
Отделете малко време всеки ден.
Според Майкъл това е най-трудната част от плана. Ще трябва да работите с пощата няколко пъти всеки ден. Той съветва да отделя по 15 минути на всеки четири часа и да се занимава само с папка с входящи писма.
Ако писмото не е много важно - изтрийте
Налице е изкушението да изпратите всяка по-малко важна буква в отделна папка, за да се справите с нея по-късно. Но ако писмото не заслужава вашето внимание точно сега, изтрийте го.
Отпишете се от всеки нежелан бюлетин.
Често греша, като просто изтривам писма от безинтересни писма. Майкъл прави по-категорично:
Ако бюлетинът не ви интересува, не само изтрийте писмото, но и го отпишете.
По-долу във всяка буква има бутон "Отписване" или Отписване. Използвайте го по предназначение. И колкото по-често, толкова по-добре. Можете също да използвате услугата Unroll.me, която описахме тук. Той автоматично ще се отпише от ненужните съобщения.
Ако съобщението все още е във вашата пощенска кутия, прочетете го
Ако писмото е преминало теста, а вие не сте се отписали и не сте го изтрили незабавно, прочетете го. Ако е кратък, прочетете веднага. Ако е дълъг, изпратете имейл до папката „Прочетете“, създадена предварително, и се върнете към нея, когато има повече свободно време. Майкъл вярва, че ако сте честен със себе си, тогава тази папка ще съдържа минималния процент от всички имейли.
По-добре е веднага да отговорите на кратки писма.
Ако вашият имейл изисква бърза реакция, отговорете … веднага. Не чакайте. След като изпратите отговора, изтрийте писмото. Ако писмото съдържа копие, изпратено до друг получател и той не трябва да знае отговора ви, отстранете го от получателите.
Препращайте писма до колеги, ако те могат да реагират по-компетентно.
Пренасочете писмото с малко обяснение и го премахнете от входящата кутия.
Погрижете се за сортирането
Всяка пощенска услуга дава възможност на потребителите да създават папки. Това е най-добрият инструмент за справяне с претоварената поща. Създадох папка за работа, снимки, проучвания и други неща. Майкъл предлага да се създадат папки „Проекти“, „Други“, „Отговори по-късно“. Основното нещо, което се чувствате комфортно.
Изберете правилното приложение.
За мен това приложение е станало Пощенска кутия. Майкъл също го избра. Но възможностите са много. Можете да въведете в търсенето на Lifehacker думата "поща" и името на операционната система, за която търсите клиент. Обещавам, че ще намерите нещо подходящо.
Резултатът
Ако не можете да прочетете статията (кажете ми защо), тук е кратък списък на всички стъпки:
- За няколко подхода анализирайте Входящата поща.
- Решете какво да правите с писмото веднага щом стане.
- Понякога почиствайте пощата си.
- Отпишете се от ненужни съобщения.
