Владимир е постоянен в нашия блог. Той споделя тичани тайни и дори веднъж е бил на работното място. Но времето минава, а предпочитанията и работните системи се променят. Сега Владимир има три пъти повече подчинени хора, друга ОС, други приоритети.
Какво правите в работата си?
Както преди две години, управлявам PR агенция Newsfront. През това време много се е променило - сменихме името и офиса, броят на хората в агенцията се увеличи от 7 на 25, митата се промениха. В допълнение към самата PR агенция, наблюдавам и насоката на маркетинговите услуги на нашия холдинг, която включва и няколко маркетингови агенции (QUBE, Kids Market Consulting). В тях не се занимавам с оперативно управление, а с помощта на промоция, координиране на общи проекти, вътрешни програми за обучение на персонала. Моето хоби - бягане и триатлон - се превърнаха в няколко допълнителни проекта: екскурзионно обслужване за чужденци в Киев Running Tours и организиране на уикенд спортни лагери за спортни лагери TRIATMAN.
Как изглежда работното ви място?
Постепенно довеждам работното си място до пълен минимализъм. Аз съм привърженик на аскетизъм на работното място и смятам, че трябва да има много място на масата за работа с тетрадки / текстове / разпечатки и че в същото време не трябва да има нищо, което може да отвлече вниманието от работата. За работа аз абсолютно се нуждая от няколко тетрадки, моливи и лаптоп. На всеки няколко дни правя голямо почистване на масата: изхвърлям всички ненужни неща, раздавам неща, които не са много необходими, и съхранявам / дигитализирам нещо, което някой ден ще е полезно.
Често започвам работен ден в някакво кафене с интернет: планирам деня, разбирам пощата, пиша “сутрешните страници” (техниката на писане, описана от Джулия Камерън в книгата “Пътят на художника”).
Случва се да се работи по големи задачи, които изискват концентрация, напускам офиса в кафене / парк. Ние работим в голямо отворено пространство, и въпреки че има общи правила за поведение в офиса (накратко, ние се държим като в библиотека), но все пак, понякога трябва да се ограничаваме от прекъсвания.
Какво желязо използвате?
Преди година се преместих в MacBook Air 13 и съм абсолютно щастлива. Единственият недостатък е, че дискът понякога е запушен и трябва да го почистите, но иначе - напълно съм доволен от живота на батерията, теглото и удобството.
Телефонът е iPhone 4, мишката е Apple MagicMouse. Използвам телефона много и често: както като камера (излитам много), така и като четец (главно чрез приложението Kindle и Flipboard) и като браузър / имейл клиент.
Home iMac 20 ″ най-накрая се превърна в кино за дете и за мен служи като wifi рутер. Първото поколение iPad също е овладяло 5-годишния син и понякога го взема да чета книги чрез същия Kindle / Flipboard или уеб сърфинг. В пътуването, ако имате планове за работа, аз вземам само Air.
Какъв софтуер използвате?
Както на работния плот, в лаптопа се опитвам да не създавам програми и обичам минимализма. Повечето от текстовете (включително и този) са написани в текстов редактор на OmmWriter, където има само текстово поле и без ленти с инструменти. Браузърът е Safari Standard, пощенският клиент е Standard Mail. Използвам MS Office пакета за работа с документи - останалата част от екипа работи в Windows. За презентации, които подготвям за моите речи, все повече използвам Keynote. Един добър помощник в работата по големи и сложни задачи е блокираща програма за достъп до определени сайтове на SelfControl. Обикновено, веднъж или два пъти дневно, блокирам достъпа до Facebook (LH: прочетете нашия материал за вредността на социалните мрежи и как да живеете с него), за да изключите възможността за отлагане.
И накрая, често отварям MindManager - започвам цялата работа по нова задача / проект, като хвърлям идеи и мисли във формата на “умната карта”, от която изнасям в Word / Powerpoint или ги оставяме като “картина”.
Диспечер на задачите - Wunderlist. Аз се боря с него - понякога хвърлям, но след това се връща. Това, което липсва в сравнение с MS Outlook, е интегрирането на поща и задачи, по-специално автоматичното преобразуване на имейл съобщения в задачи. Необходимостта да се премине от поща към Wunderlist, за да създаде задача, е досадна, но все още не съм намерил по-добър вариант. От друга страна, Wunderlist е също на iPhone със синхронизация на задачите - удобно е да си задавате напомняния по време на срещи, дълги пробези или трафик.
Обработката на поща се промени много след преминаването към Mac. Ако по-рано в Outlook имах всичко много ясно структурирано: правилата за съхранение, разбивка по папки по клиенти / проекти, "чиста" входяща поща и т.н., но сега не поставям нищо никъде - търсенето по съдържание от пощенска кутия работи толкова бързо. В един момент реших, че трябва да изглеждам по-бързо, отколкото да прекарвам време в стремежа към нула входяща поща.
Въпреки че агенцията има дълга традиция на вътрешна комуникация чрез Skype, преди около година реших да се разделя с пратеника (разбира се, като казах на колегите си за това). Качеството на комуникацията не е страдало, но се оказа, че „отрязва“ друг източник на прекъсвания. За една година отивах на Skype два или три пъти - и се оказа, че има живот без него.
За да проверите пощата, се опитвам да разпределя 3-4 интервала на ден в продължение на 30-40 минути и след това да отида в режим "офлайн". Премахнах панела на програмата (док) отдавна от работния плот, така че известията за нови писма да не отклонят вниманието от текущата задача. Не винаги е възможно да се поддържа такъв ритъм, но се опитвам много трудно да прекарвам време "не по пощата", а в изпълнението на задачите, които са приоритетни за мен в момента.
Има ли място за хартия в работата си?
Ако преди една година имах няколко работни книги, сега всичко се свежда до един молескин в твърда подвързия. Принципите на планиране остават същите, но сега съхранявам всички записи в една тетрадка. Може би това е просто мързел - след като блокът в Manekibook приключи, ръцете не стигат до покупката на нов. Пиша много: правя бележки на всички срещи с клиенти, фиксирам собствените си мисли, правя бележки и се подготвям за срещи със служители.
Има ли конфигурация на мечтите?
Мисля, че вече е станало ясно от горното, че за щастие имам нужда от малко. Малко повече памет, вероятно, и пълното покритие на Киев с безжичен достъп:)
