Новият сайт EMAIL CHARTER споделя с нас десет правила, които все още могат да спестят времето на всички потребители при работа с електронна поща, която ни все повече и повече удавя и улавя цялото ни свободно време. И всичко зависи не само от броя на съобщенията, които ви попадат. Често проблемът е, че хората просто не правят прости неща, които могат да спестят часове и години живот на хората, с които работите.
Така че, под 10 точки / съвети от тази харта.
1. Уважавайте времето на получателя
Това е основно правило. Като подател, ТРЯБВА да мислите как да сведете до минимум обработката на вашето писмо. Дори ако трябва да прекарвате повече време в писането.
2. Накратко - не означава грубо
Направете отговорите в писмата разбираеми, но не се ангажирайте с графомания, няма да четете есето и вероятно не само получателя.
3. Донесете яснота
Започнете с темата на съобщението и, ако е възможно, добавете статус маркери.,,,, … Ако писмото съдържа повече от пет изречения, разширете същността на писмото без трудни завои. Избягвайте странни шрифтове или цветове.
4. Задавайте прости въпроси.
Лош стил се счита за поставяне на четири параграфа от текст от предишната кореспонденция и на въпроса „Кой има някакви мисли?” Често го правят, повярвайте ми. По-добре е да зададете въпроса след обобщението, което сте прочели, и с ограничен брой отговори. Например:
Изпратих ти договор. Когато можете да го подпишете:
а) утре;
б) тази седмица;
в) необходима е координация.
Така че изключвате често дълги дискусии, които могат да възникнат само защото някой няма какво повече да прави.
5. Внимавайте с CC:
Не добавяйте към копието на писмата куп хора за всеки случай. Това ще увеличи времето за реакция, ще изяде много време и често ще направи неразрешим въпроса. Всеки си спомня легендарната кореспонденция на служителите на една от банките?
6. Не дърпайте цялата опашка на разговора
Много кореспонденция се забавя и огромни опашки от минали писма растат. Не ги дърпайте. Представете си какво чака нов колега или партньор в СС. По-добре е да оставите 3-4 последен отговор и да разкажете предишните си споразумения със свои собствени думи.
7. Борба със снимки
Не използвайте графични обекти в надписа, които някои програми показват като прикачени файлове. Всеки път, когато правите, проверете дали има нещо ново в прикачения файл. И не прикрепяйте текстова информация под формата на файл, ако той може да бъде вмъкнат в писмото с текст.
8. Използвайте приети EOM или NNTR кодове.
Чрез добавяне на символи EOM (= Край на съобщението) към предмета на съобщение, вие казвате, че дискусията е затворена. И NNTR (= Няма нужда да отговаряте) - което не е необходимо да се отговаря. Това спестява както на получателя, така и на времето ви, и няма да получите друго писмо с въпрос като „И така, какво ви трябва от мен?“
9. Ограничете отговорите си.
Не се изисква да отговаряте на никой имейл. Особено ако не е адресирано директно към вас, а вие стоите само в УС. Не пишете нещо като „Благодаря ви за съвета”, „Благодаря ви за помощта” или „О, хладно!” Това не е истинска комуникация и има някои правила, най-важното от които е спасяването на времето на другите.
10. Изключете!
Ние всички се съгласихме да отделяме по-малко време за електронна поща, всички искаме да получаваме по-малко имейли. Опитайте се да запазите половин ден и да го донесете на колегите си, че няма да бъдете електронна поща. Или приемете правило за прекарване на уикенда без електронна поща. И също така да даде в телефонния секретар на уикенд връзка към този пост.
Можете да подпишете хартата тук.
