Shenglong Gao, разработчик и консултант, разработи правило 2-2-2, което използва при работа с входящи телефонни обаждания, съобщения и писма.
Същността на това правило е: на входящо повикване трябва да се отговори за 2 секунди, т.е. незабавно и без закъснение за по-късно. Необходимо е да се отговори на входящото SMS съобщение за 2 минути. Реши да провери и отговори на имейли на всеки 2 часа. По този начин изграждате система от приоритети за комуникационните канали и не отлагайте спешни неща за по-късно. Системата Shenglong отразява методологията на ГДД на Дейвид Алън, а именно тази част от нея, където се предполага, че нещата не трябва да се забавят до 2 минути и да бъдат вписани в папката "Входящи", но да бъдат извършени незабавно. Обажданията и SMS-ите попадат в този интервал.
Една проста техника решава тези проблеми:
- оставяте телефона приоритетен комуникационен канал и винаги сте налични за него по свръх-спешни въпроси;
- не забравяйте да гледате SMS-съобщения и да им отговаряте, когато е необходимо;
- не се задържате по цял ден в електронната поща, а отговорете с периодичен офис, който не противоречи дори на най-оскъдните поща.
