Изглежда, че сега хората правят само това, което общуват чрез социалните мрежи и електронната поща, защо се нуждаят от други правила, когато и така се разработват определени норми? Всъщност в девет от десет случая събеседниците забравят за абсолютно елементарни неща, има масово недоразумения и забавяния. Е, това би било само за лична кореспонденция: в бизнес комуникацията се случва точно същото (а понякога дори и много по-лошо, отколкото в неформалната комуникация). Искам да споделя с вас моите 10 правила за комуникация в социалните мрежи и по електронна поща, и аз много се надявам, че ще намерите приложение за тях, което прави цифровите комуникации не по-малко ефективни от офлайн комуникацията.
1. Винаги се представяйте на непознати и не започвайте с „Добър час на деня“
Ясно е, че името ви вече е видимо. Но поне в едно изречение, кажете ни кой сте, откъде са, каква компания представляват и защо пишат на напълно непознат. Така ще стане ясно къде сте научили за събеседника си, има известна “настройка” на бъдещия тон на разговора. В крайна сметка, не е ясно кой сте с аватара и името / фамилията: сериозен човек или друг интернет измамник (нещо се случва, казвам ви и в мрежата, първото впечатление не е по-малко или дори по-измамливо от живота в офлайн режим). Защо не започнете с „Добър ден”? Защото вие сте толкова сходни с продавача на ютии и “Herbalife”:) Не, истината е: какво ви пречи да пишете “Добър ден!” Или “Здравей!” (Или дори “Здравей!”). И не забравяйте да добавите към поздравленията по име. Безличното „добро време на деня” ви позволява да се промъкнете в съмнение, че изпращате такива писма или съобщения на партиди на десетки непознати всеки ден и следователно дори не си прави труда да „тъкат” поздрава в ситуацията и контекста на времето.
2. В първото съобщение / писмо винаги се отнасят до „ти“
За да напишете “Вие” или “Вие” е вашият бизнес (по този повод холиворът в Рунет не е утихнал за три години:)). Важното е, че все още не сте запознати с лицето и не трябва да отидете направо на нивото „ти“ по подразбиране (не всички хора се отнасят с това еднакво просто, повярвайте ми). Ако събеседникът е на същата възраст като вас или по-млад от вас, можете да предложите преминаването към „вие“ само след няколко писма или послания (но само ако видите, че общият тон на „разговора“ е приятелски, и на емоционалния фон на общуването, променяйки „вас“ на „вас“ "Няма да бъдат засегнати неблагоприятно). За хората, които са много по-възрастни от вас, в бизнес кореспонденцията винаги се обръщате към „вие“.
3. Не извиквайте абсолютно непознати в мобилния си телефон или в Google Hangouts без разрешение
Дори и да сте намерили / видели / разпознали телефона на човека, който ви интересува, не започвайте да го наричате. Например аз самият никога не вземам телефона до непознати номера, ако не очаквам обаждане. Услугата за мобилен телефон или видео разговор е „последната граница“, която има всеки съвременен човек (без значение кой работи, какво прави или в какво положение е). За да вземете телефона абсолютно на всички входящи обаждания може и трябва само PR мениджър или официален представител на компанията. В други случаи, с 90% шанс, все още няма да отговорите. Спестете времето си и нервите на другите хора. Друго нещо е, ако сте поискали номер за повече подробности, самият събеседник ви е дал този номер и сте се свързали с него (вече с неговото разрешение).
4. Започнете с основната
Ясно е, че имате „голям проект“, че сте „компания, занимаваща се с това и онова“, че „ви е препоръчано да кандидатствате“ и т.н. Всички уводни „вода“ трябва да бъдат намалени до максимум 2 малки изречения. Преминете към въпроса: обръщате се към конкретно предложение / въпрос / искане, а не да рекламирате себе си, вашата компания и това, което сте готини (тази „болест” страда почти една трета от компаниите и агенциите, които пишат на свободна практика) например).
5. Не отлагайте отговора на искането и не се страхувайте да кажете "не"
Защо е важно и необходимо да се откаже и направи своевременно, писах по-рано. Само в случай, позволете ми още веднъж да ви напомня: закъснение в отговора на въпрос, резюме или предложение за сътрудничество увеличава негативната "карма" в очите на противоположната страна и поставя вашия събеседник в състояние на хронична несигурност.
6. Бъдете вежливи и запазени, използвайте темата "говорене" на писмото.
В заглавието на писмото изречете ясно от 3-5 думи това, за което пишете и защо. Така че колкото по-голяма е вероятността да отговорите. Дори ако тонът на събеседника ви нарани или ви изглежда надменен, проявете сдържаност и учтивост: може просто да се сблъскате с „защитна реакция“ на човек, който получава писма от различни некомпетентни и дори ограничени хора (по-известната личност или компания тя работи, процентът на такива писма става по-висок).
7. Ако имате съмнения - google
Това се случва и по този начин: дълго време сте общували с някого или по някои лични теми, но сте „измъчвани от неясни съмнения” за благоприличието, намеренията и сериозността на вашия събеседник. Не бъдете мързеливи, за да задвижите името и фамилията в търсачка, погледнете проектите, блоговете, свързани с това име. Вижте Facebook, Twitter и понякога дори профили за запознанства: „скелети в килера“ понякога лежат на най-видно място. Не без основание в големите ИТ компании, когато кандидатстват за работа, те проверяват „цифровото ми“ на бъдещия служител.
8. Проверявайте пощата два пъти на ден, преди всичко, когато отговаряте на писма от непознати.
За себе си поставих правило за проверка на пощата сутрин до 10 ч. И вечер от 17: до 19:00. Съсредоточете се върху адресите на подателите и предмета на писмото. Периодично гледайте в папката „Спам“ в профила си за поща и в раздела „Други“ във Facebook съобщенията: понякога се получават важни и необходими писма (защото технологията все още не е „не“ и „неуспешно“).
9. За служебни пътувания и почивки, включете телефонен секретар по пощата.
В правилно конфигуриран телефонен секретар, в отговор на изпратеното до вас писмо, трябва да има данни за контакт на лицето, с което можете да се свържете по време на Вашето отсъствие, както и бележки за Вашата наличност / недостъпност за обаждания и писма през определен период от време, възможността / невъзможността да Ви пиша по Skype Facebook или други канали за комуникация.
10. Копирайте само засегнатите лица. Използвайте етикети, групи и папки за работа с букви.
"Leapfrog" от приложените писма, изпратени едновременно до 20 души от една компания, не е добро и неудобно. 250 входящи, смесени в случаен ред - това също е неудобно. Забравете за писмото и претърсете архива от съобщения и писма в търсене на темата за дискусия или проект, от който се нуждаете - за свободна практика или мениджър като цяло е непростимо нещо. Колкото повече сте в „Входящи“ и „Изпратени“, толкова по-удобни сте и колкото по-малко време прекарвате в междинна рутина.
Снимка: Шуттерсток
