Електронната поща за много хора все още е неразпределен работен инструмент и ежедневно страдание. Някой има седем входящи писма и сега бързо ще ги разглоби. Някой има 46 кутии за входящи съобщения, но той също ще ги грабне в един ден, защото е свикнал с него. За всеки човек има определен праг за броя на входящите имейли на ден, който той може да обработи без забавяне на обработката на следващия ден и, съответно, без да създава блокировки в електронната кутия. Можете да наречете този праг "естествен".
Ако има повече писма, отколкото човек може да обработи, трябва да промените подхода си към управлението на електронната поща. Това ще увеличи прага до стойността, изисквана в конкретен случай. Трябва да се справяте с 100 имейла на ден? Така че можете и 100, просто използвайте правилния метод при работа с поща. Коя? Сега кажете.
Единственият индикатор, че човек се справя с пощата, е нула в края на работния ден. Ключовият принцип на компетентната входяща обработка е разбирането на това, което писмо е пред вас. Първо трябва да се научите как ясно да класифицирате писма и да знаете какво да правите с всеки тип.
Всички входящи писма могат да бъдат разделени в седем категории:
- Няма нужда да отговаряте, няма нужда да четете. Има два начина за такива букви: архивиране или изтриване. Ако получите още един бюлетин, който никога не четете, направете си услуга - отпишете се. Едно действие в замяна на това да се отървем от десетки такива писма в бъдеще. Искаме да се научим как да се справяме с потока от писма в един ден? По-малко поток е по-лесен. Не се страхувайте да пропуснете нещо важно. Наистина необходимата информация ще стигне до вас по друг начин и ще се появи пред вас поне още веднъж.
- С прикачени файлове. Това могат да бъдат известия за необходимостта от плащане за нещо или информация за текуща или бъдеща работа. За такива писма е полезно да създадете отделни папки, но без фанатизъм. Твърде много папки? Опростете. За да намерите нещо необходимо по-късно, имате нужда не от хиляди папки, а от възможността да използвате функциите за търсене на пощенската кутия.
- Отговорете по желание. Отговорът изглежда незадължителен, но понякога е полезен. Тогава действайте единствено върху ситуацията.
- С времето за преглед. Интересно е да се чете, но не непременно. Опитайте се да отнесете към тази и предишните категории възможно най-много букви. Това е ключът към ефективното управление на пощата.
- Трябва да отговоря днес. Всичко е просто: вземете и отговорете или сега, ако нещо е абсолютно спешно, или в края на работния ден.
- Трябва да отговоря, но не и днес. Красотата на електронната поща е, че тя не е чат или телефон. Никой не очаква и не трябва да очаква бърз отговор по имейл, ако това не е посочено в заглавието на писмото. Ако се изисква ден за отговор, или вие сами знаете и разбирате колко дълго трябва да дадете отговор, поставете такива писма в съответната папка. Например „Отговор в понеделник“, „Отговор във вторник“ и т.н. Сега създайте си контролен списък, който има елемент "Сутринта, процесът поща отлага за днес." За такива цели има и специализирани инструменти за автоматизация: RightInbox за Gmail, FollowUpThen.com и FollowUp.cc.
- Неразбираемо писмо. Има такива писма, които са трудни за приписване на една от категориите. Не измъчвайте себе си с разсъждения и се съгласявайте със себе си да насочвате такива писма към една от горепосочените категории.
Въз основа на тази класификация ще са необходими папки за категории 2, 3, 4 и 6.
Правила за обработка на електронна поща
- Оставете 30 минути в края на работния ден, за да приведете пощенската кутия на нула. Тя е по-ефективна, отколкото да се опитвате незабавно да отговорите на всяко писмо. Хората не са многозадачни. По-малко разсейване и превключване - по-висока ефективност.
- Какво да правим с спешни писма? Задайте интервал, с който да поставите отметка в квадратчето през деня. Например, веднъж на час. Поставете отметка в квадратчето за спешни важни писма и ако няма такива, върнете се на работа. Помнете предимството на пощата: това не е средство за незабавно взаимодействие. Възможно е проблемът, посочен в едно от не-спешните писма, да бъде разрешен без вашето участие до края на деня, или до края на деня ще получите повече информация, която ще реши проблема по-бързо и по-ефективно.
- По всяко време, когато не проверявате пощата, дръжте го затворена. Деактивиране на известията. Отървете се от разсейващото съзерцание на броя на входящите писма. Сега имате друга работа, а времето за пощата още не е дошло. В моменти на съмнение относно правилността на такъв подход, не забравяйте: не сте в атомната електроцентрала, но дори и да сте били на нея, във всеки случай бихте били уведомени, че прегряването на реактора не е по електронна поща.
- Използвайте желанието си да завършите работния ден навреме, за да ускорите обработката на пощата. Ето защо се препоръчва в края на деня да се разглоби входящата поща до нула. Имате 30 минути и искате бързо да сложите край на всичко. В действителност, това се оказва един вид игра, но можете също целенасочено да gamify обработка на електронна поща.
- Напишете накратко и по същество.
- Бъдете позитивни и приятелски настроени. Имейлите могат да изграждат и унищожават отношенията. Вместо да се занимават с наистина важните въпроси, хората понякога отиват толкова далеч, колкото се опитват да наричат опонента си като идиот по най-деликатен и скрит начин, и целият текст се гради върху това. Няма нищо странно в изразяването на вашето положително послание към адресата с малка приятна фраза в тялото на писмото. Вашето приятелство ще се върне при вас и кореспонденцията ще стане много по-смислена и продуктивна.
- Трябва да изнасят буквите в обратен ред. И единственият начин. Изглежда по-логично да се започне с по-старите писма, но целта ни е нула inbox, което означава, че ще стигнем до първото писмо, което получаваме преди края на работния ден. Ако се отдадете на себе си и започнете да оставяте последните писма, получени днес за утре, цялата техника ще спре да работи. Защо дори трябва да изучавате компетентната работа с пощата, ако не следвате основното правило? Продължете да работите както преди и страдайте.
- Отворете само необходимите букви, изпратете до архива или за изтриване на останалите. Ние също злоупотребяваме с абонаменти за ненужни неща (напротив, абонаментът за Lifehacker е много необходим) и в резултат на това получаваме повече информация, отколкото можем да четем. Как да се разграничат необходимите букви? Има едно просто, но много ефективно правило: отворете само онези писма, които са адресирани към конкретно лице за вас лично. Останалите - в една от категориите, описани в началото на статията за ситуацията.
- Създайте шаблони. Често отговорите на буквите са доста стандартни, т.е. пишете едно и също нещо. Забелязахте, че често пишете тази фраза? Направете шаблон за бързо копиране или го създайте в самата поща.
- Ако пощата се обработва и все още има време, тогава трябва да го използвате ефективно. Отиваме в категорията на букви 3, 4 и 6 и налагаме ред там.
Този урок, който, както забелязахте, се основава на правилното сортиране, е чудесно допълнение към по-общите съвети по имейл от главния изпълнителен директор на LinkedIn Jeff Weiner. Също така не пропускайте 10 съвета от Leo Babauts. Всъщност има много допълнителни начини да извлечете максимума от електронната поща. Опитайте техники, които са приложими за вас, анализирайте резултатите и не забравяйте да оставите вашите съвети за подобряване на ефективността на работа с електронна поща в коментарите.
